Vous allez participer à un événement comme le Salon de l’Agriculture ? Profitez-en pour booster votre communication et vous démarquer ! Suivez les conseils des experts Mutualia pour une préparation optimale qui vous fera gagner du temps, de la visibilité et acquérir de nouveaux marchés.

Préparez votre participation à l'évènement

Le marketing événementiel peut être une tâche ardue, englobant une grande variété de disciplines et impliquant de nombreux supports de communication. Mais avec les bons outils et la bonne stratégie, vous serez assuré de réussir. Mais avant de commencer à promouvoir votre participation, il est important de connaître vos objectifs. Pour certains, il s’agira d’une occasion de rencontrer leurs clients et de renforcer les liens qui les unissent, pour d’autres de trouver de nouveaux marchés. Pour la plupart, ce sera probablement les deux.

Un bon marketing événementiel doit être préparé assez longtemps à l’avance et un planning de vos actions doit être mis en place. La meilleure manière de procéder consiste à adopter une approche multi-canal, c’est-à-dire promouvoir en utilisant différentes disciplines marketing.

Promouvez votre participation avec le marketing par e-mail

Si vous disposez d’une liste d’emails, constituée par vos soins ou achetée auprès de brokers, le marketing par email peut être le canal de promotion le plus puissant. Dans le sujet de vos emails, préférez des objets qui suscitent l’émotion. En effet, les études montrent que les objets suscitant la crainte, la colère ou l’anxiété conduisent à de meilleurs taux d’ouverture des emails. Vous pourriez par exemple essayer : « 5 choses que vous allez manquer si vous n’êtes pas à cet événement ».

Essayez d’envoyer vos emails le weekend car peu d’entreprises le font et les taux d’ouverture et de clics sont généralement plus élevés. En outre, vos destinataires seront moins stressés par le temps et plus disposés à consacrer quelques minutes pour lire votre message.

Prévoyez également d’envoyer plusieurs emails. Pour les grands événements, envoyer un email par mois ou tous les quinze jours durant les trois mois précédant l’événement est une bonne fréquence. Envoyez un ou deux emails de rappel la semaine de l’événement.

Si vous avez l’habitude d’envoyer des newsletters, profitez également de vos envois à votre liste pour promouvoir par email votre participation à l’événement.

Utilisez votre site Web pour communiquer

Un site Web attrayant est un élément crucial du marketing événementiel. En fait, il devrait être le port d'attache de toutes les informations connexes. Vous devriez créer une page dédiée à cet événement contenant toutes les informations nécessaires pour faciliter la venue des participants sur le salon. Cela comprend, sans s’y limiter, les dates, les horaires, le planning des interventions, le numéro de stand, des informations sur l’hébergement et la restauration à proximité, ainsi que les informations de transport.

Utilisez ensuite votre blog pour rédiger des articles plus spécifiques autour de l’événement. Vous pourrez relayer ces articles sur vos différents profils dans les réseaux sociaux. N’oubliez pas d’inclure dans vos articles sur le blog des boutons de partage social pour aider à diffuser le buzz.

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Les médias sociaux pour créer le buzz

Aucun guide de promotion d’événement ne serait complet sans mentionner les médias sociaux. Qu’on aime ou qu’on déteste, c’est là que la plupart d’entre nous passent leur temps. Mais il ne suffit pas de savoir que les médias sociaux existent. Vous devez apprendre à les utiliser à votre avantage. Toutefois, le plus important est de se limiter à quelques médias clés plutôt que d’essayer d’être partout au risque finalement que votre message se perde dans la masse.

La première chose est de créer un hashtag dédié à votre participation à l’événement pour toutes vos promotions sur les médias sociaux, en vérifiant qu’il ne soit pas déjà pris. Ensuite, rendez-vous sur les différents réseaux sociaux pour communiquer autour de l’événement.

Facebook : Il s’agit probablement du réseau social où vous disposez de votre profil principal. Vous pouvez y partager des mises à jour détaillées sur l’événement mais également sur vous et votre activité. Utilisez des vidéos et des photos, et faites le relais de vos articles de blog promouvant l’événement… Ne manquez pas une occasion d’interagir avec votre public.

Twitter : Idéal pour les partages rapides d’information en temps réel, avant comme pendant l’événement. C’est l’un des meilleurs endroits pour utiliser votre hashtag.

LinkedIn : Si l’événement s’adresse également à un public de professionnels, c’est là que vous le trouverez. Il existe de nombreuses communautés de personnes intéressées par un sujet spécifique. Il suffit d’entrer en relation avec elles.

Instagram et Pinterest : Ces canaux très visuels sont parfaits pour partager des images teasers de l’événement, ainsi que des photos de vos précédentes participations. Ce sont également des moyens de partager les coulisses de votre préparation à l’événement.

Les médias sociaux sont également parfaits pour organiser des jeux-concours et d’autres promotions intéressantes. Vous devriez profiter de ceux-ci pour étendre la portée et la notoriété de votre participation à l'événement.

Ne négligez pas les relations publiques

Il est facile de se concentrer sur votre promotion numérique et d’oublier les méthodes traditionnelles éprouvées, comme les relations publiques. Tirez parti de celles-ci afin de sensibiliser les journalistes à votre participation à l’événement.

Commencez par rédiger un communiqué de presse, court et précis, puis soumettez-le à des journalistes couvrant ce type d’événements, ainsi qu’aux influenceurs (acteurs clés dans votre activité incluant notamment les blogueurs). Pour faciliter votre tâche, vous pouvez recourir à une agence de communication qui se chargera de rédiger votre communiqué de presse mais également de le relayer auprès des journalistes et influenceurs. Plus d’infos sur la manière de diffuser un communiqué de presse ici.

L’envoi de courriers postaux à vos clients privilégiés

À une époque où le numérique est roi, il est facile d'oublier la puissance des tactiques de marketing physique comme le publipostage. Il s’agit d’une technique marketing visant à envoyer en nombre des courriers par voie postale. Afin d’assurer la promotion de votre participation à l’événement, utilisez le publipostage pour envoyer à vos clients des informations clés et une invitation personnalisée.